棚卸し作業に四苦八苦

- これまでの「資産管理」はどのようにされていたのですか

当校ではずっと、経理システムを使って固定資産、機器・備品の管理を行っていました。固定資産の減価償却計算といった、いわゆる経理の観点だけでの管理でした。そのために一つひとつの物品の登録・除却・移動といった資産管理に本来不可欠なデータの一元管理はなされていませんでした。
しかも棚卸し時期になっても日常業務が優先になり、棚卸し作業が全くはかどらないのが現状でした。

- それは紙ベースでのチェックですか

そうです。資産の一覧表を経理システムからプリントアウトして、その紙を持ち校内を順次まわっていくという作業です。なにしろ目視でのチェックですから、途中で、この列さっき数えたかな？と不安になってもう一度やり直すこともありました。入念にやりだしたら正直キリがないのが本音です。
数千件もある固定資産、機器・備品をこのように個々に照合していく作業は大変さもさることながら、その確実性の問題のほうが大きい。物品とリストの照合が順番どおりに並んでいるとは限らないし、教室には同じ机が山ほどあります。倉庫にも多くの遊休備品が埋もれていて見逃したり、重複したりと、棚卸しという現場作業ではやりくりが大変な訳です。

- データは一応あるが実態に即していないと

要は経理システムでデータ登録はされているものの、人事異動や教室の整理、イベントなどでの物品の移動や破棄という状況変化にデータがついていけてない状態ですね。棚卸しのたびにデータと現実が連動できていない歯がゆさを痛感していました。

資産の管理体制強化のきっかけは透明性？

- 資産管理を見直すきっかけになったのは

企業では内部統制法の施行などで資産の管理がとてもシビアになっていると思いますが、学校では補助金や研究費での物品購入もありますので、資産の透明化を図るのが急務になっています。当校では5万円以上の購入資産を管理の対象にしています。当校は昔から健全な管理を心がけてきましたし、透明性をさらに高めるために、内部統制の要素も取り入れていく予定です。また、この調子でいけば今後さらに5万円未満の購入資産にまで管理対象を拡げることも検討しています。今回のAssetment導入をきっかけに、さらに資産管理の重要性を徹底し有効に活用していきたいと思います。

- 数あるソフトの中でAseetmentを選ばれた理由は

インターネットにて「資産管理」というキーワードで検索し、各社からカタログを取り寄せました。確かにいいものはあるんですが、システムが複雑そうで、しかも高くて手が出ない。予算的にいけそうだと思うと、専用プリンタなどの付属品が必要になり結局高いものになる。どれも一長一短でした。
そんな折、ある展示会でAssetmentに出会ったのです。その場で製品デモをみて、これだ！と思いましたね。予算的にも十分いけるし、他社製品と比べて操作が簡単で機能面でもまったく問題ありませんでした。

ロケーション管理機能など、かゆいところに手が届く

- 棚卸し作業にはやはりバーコード管理が効果的ですか

確かに棚卸しは物品に貼付したバーコードラベルをハンディターミナルで読み取るだけで済みますから、これまで一つの教室で何時間もかかっていた照合作業がたった数分で完了するようになりました。バーコードラベルの印刷も自前のレーザープリンタでOK。余分な費用もかからないし、これまでの手間がうそのようです。
あと、Assetmentと既存の経理システムを連携させて運用していますので、バーコードを活用して正確な棚卸し作業を行った結果、不明品（除却対象資産）と判断された資産を経理システムへ反映することにより、実態に即した正しい経理情報にメンテナンスすることが可能になりました。

- 図面連携によるロケーション管理はいかがですか

レイアウト図面と連携して機器・備品をロケーション管理できるのもありがたいですね。CADは専門知識が必要ですが、Assetmentは誰でも簡単に配置図の作成ができますし、どの資産がどこにあって、どのように使われているか、この図面を見れば一目瞭然です。
資産管理というと難しそうに感じますが、Assetmentさえあればぜんぜん心配ありません。購入資産の所在や移動情報、棚卸しや使用状態さらには廃棄まで、資産のライフサイクルを管理できるAssetmentにして本当によかったと思いますよ。
それにWebシステムなので校内のどこからでもアクセスでき、情報共有ができます。資産の移動情報などはバーコードリーダーさえあれば誰もが簡単にチェックできますから、今後は部門毎に棚卸しや情報修正をしてもらおうと思っています。

遊休資産の活用により大きな効果

- Assetment導入によって何が一番変わりましたか

棚卸しの作業効率アップも絶大ですが、それよりも私は資産の有効活用に変化があると思います。今のような厳しい経済環境の中では、できるだけ予算を抑えて無駄を無くす。Assetmentを導入すれば遊休資産が一目でわかりますから余分な資産を購入しなくても済みます。これからの資産管理は受身ではなく、情報活用による積極的な姿勢が大切ですよね。まさに利益を生み出す資産管理が求められており、それにはAssetmentがうってつけだと思います。
今回、導入支援を含めソフトクリエイトさんには本当にお世話になりました。操作面で困ったときにも親身になって相談にのってくれましたし、素早い対応で助かりました。これからが本番、長いお付き合いになりますがよろしくお願いします。