フロア・人員の急増で既存システムでは限界に

- まずZaseki7導入のきっかけを教えてください

当社では施設管理部門が座席および什器・備品の管理を行っています。各部門からの座席情報を図面に反映させて全社の従業員のロケーション状況をまとめています。
この座席情報の変更管理は創業以来ずっとCADやExecelで行っていました。しかし、何しろ組織の変更、席替え、スタッフの入退社が頻繁なため、更新作業が追いつかず正確な情報が反映されていないのが現状でした。もはやExecelベースでの管理には限界を感じ、座席図・内線表の一元管理とシステム化を検討し始めました。
特に、六本木ヒルズに移転してから、フロア・人数が急激に増えて管理が煩雑になってきたことと、新しい拠点（東京ミッドタウン）が増えてから限界になってきたことが大きな要因ですね。

6社の製品からコンペでソフトクリエイトを選択

- 新システムはどのように選ばれたのですか

まず該当する製品をインターネットで調べカタログを取り寄せて検討しました。まず6社を選びその中から3社に絞り込み、各社からプレゼンを受けました。
どの製品も当社の要件を満たせる製品でしたが、Webベースでの使いやすさと同時に、導入費用が低く抑えられることからZaseki7に決めました。第一に操作性、それとWebで全従業員が情報を共有できる点が決定的要因で、とにかく各部門で容易に更新ができ、みんながその情報を参照できるのは大きな魅力でした。

- 導入後の効果はいかがですか

更新作業はとてもラクになりましたね。以前に比べたら半減といってもオーバーではありません。これまでは維持・メンテナンスの作業が仕事でしたが、今は各部門を管理する本来の仕事ができるようになりました。それにトラブルがないのが何よりです。稼動して約4ヶ月がたちますが、どの部署からもトラブルの報告はありません。でも決してみんな使ってないわけじゃありませんよ。ちゃんと情報は更新されていますから。

全社レベルで情報を共有、他部門の検索が可能に

- データベース化の効果はいかがですか

これまではExcelで管理していたので従業員が各部門のデータを検索することは当然できませんでした。しかし全社共有のデータベース化によって、例えば異動になった人が今どこにいるのかすぐわかるようになったので、本当に便利になりました。

- カスタマイズにより空席管理もできるようになりましたが

空席数や空席率が瞬時にわかるため、急なプロジェクトや従業員の増加にも席の割り当てを簡単に行えるようになりました。今後は人事情報など、社内システムとの連携をさらに強化して、コミュニケーションツールとして、もっと情報を活用できるシステムにグレードアップしていきたいですね。

什器・備品情報も統合管理、資産の有効活用へ

- ところで施設管理といえば、まず什器・備品の管理ですよね

実はこちらも座席同様にExcelで管理していました。一覧表にはなっていますが、情報の"見える化"はぜんぜん進んでおらず、台帳を見てもそれがどこにある什器・備品なのか把握できない状況でした。しかも3ヶ月に一回ある組織変更のたびに什器・備品が移動し、そのチェックのためにフロア内を行ったり来たりしていました。

- その点数も半端じゃありませんよね

東京ミッドタウンだけで約2万点、全社では6万点を超えます。これを資産管理システムのAssetmentでデータベース化し、Zaseki7と連動させたことで、"ヒト"と"モノ"という会社にとっての2大資産を一元管理できるようになりました。二つのシステムを導入したことで情報の"見える化"が一挙に進みました。

- 遊休資産の有効活用はいかがですか

これまで部門ごとフロアごとにバラバラで管理していた台帳の統合管理が実現でき、遊休資産を瞬時に検索できるようになりました。それぞれの什器・備品がどこにどれだけあるのかがひと目でわかる管理画面は、探す手間が省けてほんとうに助かります。余分な資産を購入することもなくなりました。

- 今後はバーコードでの管理が必要ですね

何万点にものぼる資産のチェックや棚卸しは確かに大変な作業です。今後はさらに効率よく棚卸しができるようにAssetmentのバーコード管理機能を活用することを検討したいと思います。資産の有効活用は、経営戦略のますます重要なテーマとなることは間違いありませんから。

※座席表はActiveX を利用して容易に作成できます。
WEBを活用するシステムであり、最新情報を全従業員で共有できます。