クラウドシステムの
ライセンス管理の問題点
クラウド契約のライセンス管理を怠ると、
重要な２つの問題があります。
- ｜問題❶
- 退職した従業員のクラウドライセンスを削除しておかないと、退職後であってもインターネット上のサービスであるクラウドシステムを不正利用できてしまう。
（セキュリティ対策として必須事項） - ｜問題❷
- 廃棄したパソコンやスマホのライセンスが残ったままでは、無駄なライセンス費用を払い続けることになってしまう。
クラウドシステムの多くのライセンスは利用する機器の台数か、利用する人の人数で決まることが多いため、利用する機器の管理や、利用する人の管理が必須となります。
Assetment Neo for 情シスでは、ベース機能としてモノの管理ができるシステムとなっており、購入・廃棄・棚卸など豊富な機能により、管理をサポートしています。
また利用する人の管理についてもワークフロー機能を活用して対応することができます。
1Assetment Neo for 情シスで行う
アカウント管理
正社員は従業員マスタをCSV連携
正社員やパート・アルバイトなど、雇用契約がある従業員は会社の人事が情報管理を行っています。
入社日や退職日、所属部門など、正確に把握しているので、アカウント管理を考える際、人事からデータ連携して従業員マスタに取り込みましょう。
アカウント管理で重要なのは
「社外人員」の把握
問題は社外人員です。
各現場部門で契約する社外人員（派遣、SES（業務委託）、外注）を把握することは困難で、特に契約期間や派遣契約の延長情報を把握しきれません。
この管理にAssetment Neo for 情シスのワークフロー機能を使いませんか？
- アカウント新規申請
- アカウント延長申請
- 社外人員契約解約
例えば、現場部門は派遣の方が入った時、メールアカウントを発行してもらうために、情シスにアカウント申請を行う運用にします。その際大事なのは契約期間＝アカウント有効期間を記載してもらうことです。
契約期間が分かればクラウドシステムの利用期間として把握できます。もし、契約延長するのであれば、延長申請をしなければシステムが使えなくなってしまうため、現場部門は申請を怠らず行うこととなります。
正社員はCSV取込、社外人員はワークフローで把握。
これにより利用アカウントを管理するための従業員マスタが整備できます。
ワークフロー機能は管理項目を任意に設定することができます。
さらに申請そのものを増やすこともできるため、会社にあった運用を行うことができます。
※従業員マスタは他システムに連携することも可能です。
SAMLにデータ連携したり、その他の社内利用システムに連携することで、利用アカウントを集中管理することが実現できます。
2Assetment Neo for 情シスで行う
クラウドライセンス管理
保守契約機能で
クラウドライセンスを管理！
クラウドライセンスの元となるライセンス数（利用者数＝従業員マスタ、機器数＝資産マスタ）は、それぞれAssetment Neo の他機能で管理されているため、まずはクラウド契約の登録を保守機能で行います。
※特に資産マスタにおいては、棚卸機能を筆頭に、IT機器台帳を管理する上で多彩な機能が実装されています。
クラウド契約の内容で契約期間を登録すると期限通知メールを送ることができます。
また残数もわかることから、今後のライセンス数追加なども計画に沿って対応可能です。
次に契約に紐づくライセンス情報を登録します。
・該当システムのライセンスが利用者数の場合、社外人員も含めたアカウント管理で作成した従業員を紐づけます。
・ライセンスが機器（パソコンやスマホなど）の場合は、契約に機器を紐づけます。
実際のライセンス数との差異を把握
（ライセンスの棚卸）
契約とライセンスの情報を登録することで、現在の利用状況を把握することができますが、定期的に棚卸を行うことで差異をチェックできます。
クラウドライセンス管理の棚卸とは、実際の各クラウドシステムから利用ライセンスの明細をダウンロードし、Assetment Neo for 情シスの保守契約情報とぶつけ、差異を把握することです。
例えばMicrosoft365 からライセンスのユーザーリストを出力し（ダウンロード）、その情報をAssetment Neo にインポートすることで、差異を把握することができます。
もし退職者が残ったままの場合には、Microsoft365のユーザーから削除し、不正利用を抑止ができます。
今後のライセンス管理は、
「資産管理＋アカウント管理」でクラウド契約管理
以前はライセンス管理といえばパソコンで利用するソフトの不正利用を防止するための管理でした。
しかし現在ではパソコンにインストールする製品であっても、インターネット上の管理画面からクラウドシステムとしてライセンス管理を行っています。
そのため、今までの管理体系とは異なり、今後のライセンス管理はクラウド契約の管理が必要となります。
クラウド契約の管理だけでなく、資産管理と社内ヘルプデスクも
Assetment Neoなら簡単に実現できます！
IT資産の台帳を適切に管理することで資産情報を軸に、社内ヘルプデスクや
クラウドライセンス契約など、情シスの業務はつながります