【ME機器メーカー向け】医療機器の貸出管理の難しさとシステム活用による解決策

医療機器の貸出管理にも求められる医療機器業公正競争規約

「医療機器業公正競争規約」とは、医療機器の取引における透明性と公正性を保つための業界ルールです。消費者（主に医療従事者）に正確な情報を提供し、医療機関との行き過ぎた接待や不透明な取引を防ぐことを目的としています。
わかりやすく言えば「医療機器の販売、貸出、宣伝などでウソをついたり、過剰なサービスをしたりしないようにしよう」という業界独自の取り決めのことです。

この規約は、医療機器の貸出管理にも適用されます。貸出機器の管理があいまいだと、贈与や優遇とみなされるリスクがあるため、規約に則って貸出票を発行し、貸し出す側も借りる側もしっかりと資産を管理することが欠かせません。
万が一違反するとメーカーの信用が失われ、場合によっては外部からの指摘や調査の対象となることも……。

しかし、このようなルールを守らなければいけない一方で、適切な管理が行われずにさまざまな問題が発生しているところも少なくありません。
では、実際にどのような問題が起こり得るのでしょうか？

医療機器管理が適切にできていないと、以下のような問題やリスクが発生してしまいます。

煩雑な医療機器の貸出管理が引き起こすリスク

貸出機器の不足による営業機会の損失

貸出機器の管理がしっかりとできていないと、「今どこにある？」「いつ返ってくる？」が分からなくなり、「使いたいときに手元にない！」という事態が発生します。

例えば、お客様から「この機器を一度試してみたい」と言われても、すぐに貸し出せなければ、せっかくの販売機会を逃してしまうかもしれません。

また、返却予定があいまいだったり、機器の状態がわからなかったりすると、次の貸出や販売の計画が立てにくくなります。営業担当は予定通りに動けず、イライラして貸出担当にクレームを入れる…なんてことも。

こうした事態が積み重なると、営業活動がスムーズに進まず、営業効率の低下やチーム内の雰囲気悪化にもつながってしまいます。

業務の混乱と負担の増加

貸出までの流れが整理されていないと、営業担当と貸出担当の間で「この機器、いつ借りられるの？」「申請はちゃんと通っている？」といったやりとりが増え、双方の業務量が増えてしまいます。

加えて、医療機器は部品・付属品の組み合わせが複雑なことも多く、営業担当がうっかり間違った内容で申請してしまうこともあります。そうすると、貸出担当者が毎回チェックや修正をしなければならず、手間がどんどん増えていき、これによってさらに営業と貸出担当の関係が悪くなる可能性も……。

これでは、みんなの時間と労力がもったいないですし、チームワークも乱れてしまいます。

横流しや賄賂などの不正発生リスク

貸し出した機器の管理があいまいだと、「どうせ管理がずさんだからバレないだろう」と考えて、横流しや賄賂といった不正行為に手を染めてしまう人が出てくる可能性もゼロではありません。
「そんな悪い人、うちにはいない」と思っていても、“魔が差す”こともありますからね。あるいは、そもそも貸出品であるということを知らずに横流しをしてしまうことだって十分考えられます。

こうしたリスクを防ぐには、「これは貸出品です」「この期間だけ使ってもらっています」と明確に示すことが重要です。貸出票やシステムで記録を残しておけば、社内外から見ても「きちんと管理されている」と信頼につながり、不正行為の抑止にもなります。

貸出管理の甘さは、営業活動や業務効率だけでなく、企業としての信頼にも影響を与えかねません。 こうしたリスクを未然に防ぎ、確実な貸出管理を実現するには、規約対応も含めたシステム導入が効果的です。

貸出管理の透明化と業務効率化の必要性

前述のとおり、医療機器の貸出管理が整理されていないと、機器が不足したり販売機会を失ったりするだけでなく、業務負担の増加や不正リスクなどの問題も発生します。
こうした問題を起こさないようにするためには、貸出期間を適切に管理し、契約内容を明確にすることが重要です。
反対に、貸出状況を正確かつリアルタイムに把握できないと、未回収や貸出の超過が起こり、業務の混乱を招きかねません。

正確で効率的な管理を行うには手作業では限界があるため、デジタルツールを活用した効率化が不可欠です。

「Assetment Neo for 貸出」による解決策

煩雑になりがちな医療機器の貸出管理。
その負担を軽減し、ルールに沿ったスマートな運用をサポートするのが、「Assetment Neo for 貸出」です。
医療機器メーカーが抱えるさまざまな課題に、的確に応える機能が揃っています。

医療機器業公正競争規約に対応した貸出票を標準装備

医療機器業公正競争規約をきちんと読み込み、自社に合わせた貸出票を一から作るのは、かなりの手間と労力がかかります。
「Assetment Neo for 貸出」なら、医療機器業公正競争規約に準拠した貸出票を作成できる機能があらかじめ備わっているので安心。
よくある“誰に”“何を”“いつまで”貸し出すかなどの「あいまいな記録」や「管理の煩雑さ」といった課題を解消し、誰でも簡単にルールに沿った貸出管理を行えます。

医療機器の貸出管理を効率化・適正化する機能が満載

「Assetment Neo for 貸出」は、以下のように多くの貸出管理機能が搭載されています。

・予約

事前に機器を確保できるため、計画的な貸出スケジュール管理で在庫不足を防ぐことができます。予約はスマホアプリからでも可能なので、営業担当者は商談先や移動中でも機器を予約できます。

・出荷予定の確認
出荷予定を貸出予約の一覧から確認できるため、どの医療機器を、誰に・いつから貸し出す予定かを事前に把握できます。　倉庫担当者は、必要な機器をあらかじめ準備でき、貸出当日の対応もスムーズになります。

・セット品での予約申請対応
付属品やオプションが多い医療機器でも、セット品として登録することが可能です。メインの資産を選ぶだけで、付属品も含めた一式の予約ができるので、申請ミスや手戻りの削減につながります。

・貸出状況をデータベース（DB）で管理
在庫の有無や各資産の貸出状況はリアルタイムに反映されます。スマホアプリを使えば出先でも最新状況を確認でき、営業・貸出担当間のやりとりもスムーズになりますし、さらには状況が明確化されることで不正利用の抑止にも役立ちます。　

まとめ：医療機器の貸出管理なら Assetment Neoにおまかせください

医療機器の貸出管理は、営業の成果にも、業務効率にも、さらには会社の信用にも関わる非常に大事な要素です。
「誰に」「いつ」「どの機器を」「どんな目的で」貸し出すのかを正確に把握し、トラブルや誤解を未然に防ぐための管理体制が求められます。

ご紹介した「Assetment Neo for 貸出」は、こうした課題を解決するための強力なシステムです。 医療機器の貸出管理に悩んでいるお客様は、ぜひご相談ください。