デモ機・評価機の貸出業務で起こるトラブル。貸出管理システムでスムーズな運用を実現する方法

デモ機の貸出でよくある問題。なぜ起こるのか？

デモ機（評価機）の貸出管理では、担当者がさまざまな課題に直面します。ここでは、代表的な問題と、その原因を見ていきましょう。

在庫状況が不透明で、空きがあるのかわからない

貸出予約をするときに、「デモ機が実際にあるのか、それともすでに貸し出されているのか」がすぐに把握できないことがあります。
特にExcelや紙ベースで管理している場合、リアルタイムの在庫状況がわからず、「予約したのにデモ機がなかった…」という事態が発生しがちです。予約情報と実際の貸出状況にズレがあると、このような業務の混乱につながります。

限られた在庫を巡る「取り合い」が発生

デモ機の数には限りがあるため、複数の部署や営業担当者が同じ機材を必要とすると、貸出希望が重なってしまいます。その結果、調整に時間がかかり、商談のチャンスを逃してしまうことも。

また、予約やスケジュール管理が一元化されていないと、

• 「誰がいつまで使うのか？」の確認に手間がかかる
• 貸出スケジュールが重複し、調整に時間を取られる

といった問題が発生します。結果として、貸出担当者が都度調整に追われることになり、業務負担が増大。スムーズな運用が難しくなり、担当者の疲弊につながります。

営業担当者が関連機器を把握していない

デモ機は単体ではなく、「この機材を使うならこれも一緒に必要」というように、関連機器とセットで利用するものもあります。しかし、営業担当者がそのことを把握していないと、

• 客先で使おうとしたのに、必要な機器が不足していて実演できなかった
• 経験の浅い営業担当者ほど、貸出担当者が毎回確認やサポートを求められる

といった事態が起こります。

こうした問題が起こる主な原因としては、貸出の準備をするときに必要な手続きや関連機器の確認をしていなかったり、情報の共有が不十分だったりすることが挙げられます。
関連機器がそろっていないと、せっかくデモ機を使おうとしてもその機能を発揮できず、営業のチャンスを逃してしまう可能性があるため注意が必要です。

デモ機の貸出管理をアナログで運用するのは限界がある

貸出頻度が高く、数に限りのあるデモ機をExcelや紙といったアナログな方法で管理し続けるのには限界があります。貸出担当者が長年の経験や勘を頼りに業務を回しているケースも少なくありませんが、それでは属人化が進み、担当者の負担も増大してしまいます。

さらに、アナログ管理では以下のような手間やミスも発生しがちです。

• 手作業での貸出スケジュールの調整に時間がかかる
• 予約状況をリアルタイムに把握できない
• 二重予約や貸出漏れが発生しやすい

このような状況が続くと、営業現場からのクレームも増えてしまい、スムーズな運用が難しくなります。 デジタル化が進む今、貸出業務も「マンパワーに頼る管理」から「スマートな管理」へとシフトすべきです。

貸出管理システムでデモ機の貸出管理業務を効率化する方法

貸出の管理が十分に行われていないと、デモ機の所在が分からない、予約が重複してしまうなどの問題が頻繁に起こります。これらを解決するためには、貸出管理システムの導入が有効。具体的にどのような改善ができるのか、見ていきましょう。

リアルタイムで在庫状況を把握できるようにする

システムを導入して、誰でもデモ機の在庫状況を確認・予約ができる仕組みにすれば、貸出担当者への問い合わせを大幅に削減できます。Excel管理とは違い、システムならデータが即時反映されるため、「貸せると思ったのに在庫がなかった」というトラブルを防ぐことができます。

さらにスマホアプリがあるシステムであれば、営業担当者が出先から予約することができるので、「対応が遅い」「予約したのに貸し出されていない」といったクレームが減り、貸出担当者のストレスも軽減されることでしょう。
スマホアプリならお客様との商談中に在庫を確認できるため、商談をスムーズに進めることもできるようになります。

貸出予約の制約を設定する

貸出管理システムの中には、1人あたりの予約可能数や予約期間の上限など、貸出予約に関するルールを設定できるものもあります。
そういったものを活用することで、「特定の担当者が多くの機材を確保してしまう」「在庫があると思っていたのに実際にはなかった」といった事態を防ぐことができ、公平で計画的な貸出が可能になります。

個体ごとではなくセット品での予約申請もできるようにする

デモ機は場合によって、特定の関連機器とセットで使用されることもあるため、関連機器をまとめて予約できる機能を備えると良いでしょう。例えば、「このデモ機を借りるなら、この機材も必要」という関連機器を設定し、予約時点で必要な機器が自動で選択されるようにすれば、貸出漏れを防ぐことができます。

また、貸出担当者は当日の出荷予定を一覧で確認し、それを基に貸出票を印刷することで、スムーズに出荷業務を進められるようになります。システム化により予約者とのやり取りが最小限になるので、人的ミスを減らせる点も大きなメリットです。

このように、貸出管理システムを導入すると、デモ機貸出の煩雑な管理から解放され、よりスムーズで公平な貸出運用の実現が可能になります。

スムーズなデモ機の貸出管理を実現する「Assetment Neo for 貸出」

効率的なデモ機貸出管理を実現するシステムとして、「Assetment Neo for 貸出」があります。
スマホアプリから貸出予約ができるため、外出先（商談先）や移動中でもスムーズな予約が可能です。急な予定変更にも対応しやすく、業務の柔軟性が向上します。

貸出機材の修理や点検の履歴をあわせて管理し、点検時期が近づいた際にメールで通知する「修理点検機能」も搭載しており、必要なメンテナンスを適切なタイミングで実施できます。

さらに、デモ機の稼働状況を可視化し、余分な資産や不足している資産を把握できる「分析機能」により、使用頻度の低い機材を減らしたり、頻繁に貸し出される機材を追加購入したりできます。これにより、コストの削減や保有台数の最適化が可能となります。

そのほかにも、前述した貸出ルールの設定、セット品での予約など、便利な機能を豊富に搭載しています。デモ機の最適な貸出管理を実現する「Assetment Neo for 貸出」をぜひご検討ください。

この記事の監修者

古畑 剛（Furuhata Tsuyoshi）

代表取締役

株式会社アセットメントの代表取締役。 2013年10月の会社設立と共にサービスの提供を開始した「Assetment Neo」は、現在800社・80万人が導入している。